Consultant : 7 conseils pour mieux gérer son temps

Pour optimiser les journées de travail en tant que consultant indépendant et ne pas s’épuiser, il est essentiel de bien gérer son temps. Si l’autodiscipline est un élément indispensable pour tout freelancer qui veut réussir, elle n’est pas suffisante pour atteindre une efficacité optimale. Faire preuve d’organisation personnelle et utiliser les bons outils peut en revanche améliorer grandement votre gestion du temps.

Listez vos tâches

Faire une liste de tâches à réaliser durant la journée ou la semaine est une excellente façon de garder le cap. En outre, cela permet également de limiter le stress lié à une crainte d’oubli. En listant les tâches que vous avez à réaliser sur une période donnée, il vous est, en principe, impossible d’en oublier.

En revanche, pour que votre To Do List soit un outil efficace, il est important qu’elle soit raisonnable. Inutile de lister 18 tâches pour votre journée en sachant que vous ne pourrez arriver à bout que de 5. Si vous surchargez votre liste et n’en arrivez jamais à bout, vous ne réussirez qu’à vous créer une frustration parasite.

Pour gérer votre To Do List, vous pouvez vous aider d’un outil tel que Todoist. Accessible depuis n’importe quel appareil, le logiciel vous enverra des rappels, pour que vous ne puissiez plus rien oublier.

Classez les tâches

Dans votre To Do List, il y a forcément des tâches urgentes et très importantes et des tâches peu urgentes ou ayant peu d’importance. Il essentiel de les classer par ordre de priorité et d’importance. Cela vous permettra de réaliser dans un premier temps les tâches les plus importantes afin de vous éviter un stress inutile.

En classant vos tâches par ordre de priorité, il se peut fort que vous en trouviez finalement quelques-unes d’inutiles. N’hésitez pas à les retirer tout simplement de votre planning.

Chiffrez le temps que vous passez sur vos tâches

Vous avez l’impression de ne pas savoir où passe votre temps ? C’est le cas de nombreux freelancers qui ont l’impression de travailler de 8h à 17h et de ne pourtant pas avoir fait tout ce qu’ils avaient prévu de faire sur ce laps de temps. Pour optimiser votre gestion du temps, un outil tel que Toggl peut s’avérer très utile. Il permet de comptabiliser très simplement le temps alloué à chaque tâche de la journée. En faisant un bilan régulier, vous pourrez mettre le doigt sur les tâches chronophages qui vous font perdre de la rentabilité.

Externalisez certaines tâches administratives

Après avoir mis en œuvre tous les conseils précédents, vous avez sans doute réalisé que les tâches administratives sont particulièrement chronophages et sans valeur ajoutée. Facturer les clients, gérer la comptabilité et suivre toute la partie administrative est une tâche particulièrement gourmande en temps et en énergie. Ainsi, pour économiser du temps et en avoir plus à accorder à vos clients, faire appel à une société de portage salarial comme MITC peut s’avérer la solution idéale. En effet, celle-ci prendra en charge toute la partie administrative de votre activité, et vous permettra de gagner en efficacité sur les autres tâches.

Compartimentez votre temps

Bien souvent, ce qui nuit à l’efficacité personnelle d’un indépendant, c’est la difficulté à ne faire qu’une seule chose à la fois. Répondre au téléphone, checker 10 fois ses mails dans l’heure et regarder des mails publicitaires, répondre à des SMS… Toutes ces actions que l’on réalise spontanément sont de véritables parasites. Pour limiter les distractions, compartimenter le temps de travail et s’obliger à ne faire qu’une seule chose à la fois est indispensable. Cela permet de rester concentré sur la tâche à accomplir avant de passer à la suivante.

Une chose vous vient à l’esprit alors que vous êtes en plein travail ? Notez-le sur votre To Do List et vous vous en occuperez quand le moment sera venu.

Utilisez des outils pour bloquer votre temps

Pour compléter la démarche de compartimentage du temps, bloquer des plages horaires et les allouer à chaque tâche peut s’avérer très pertinent. N’hésitez pas à prévoir 2 à 3 plages par jour pour répondre à vos mails ainsi qu’1 à 2 plages pour écouter les messages et rappeler. Des moments dédiés à l’établissement des devis et factures sont également pertinents. Ne dites plus à vos clients « je vous envoie en un devis immédiatement » alors que vous êtes en train de faire tout autre chose. Une bonne organisation personnelle est la clé de la réussite comme consultant indépendant.

Pour avoir une meilleure visibilité et s’y tenir plus facilement, l’utilisation d’un outil informatique comme Trello peut être utile. Vous bloquez vos plages horaires et avez un aperçu global sur l’outil. En plus de vous éviter les distractions, cela vous permet de ne pas avoir de temps mort à vous demander à quoi passer l’heure qui vient, c’est donc une très bonne façon d’optimiser votre  temps.

Prenez des pauses !

Faire des pauses est essentiel pour bien gérer son temps. En effet, vous autoriser 15 minutes de pause dans la matinée et 15 minutes dans l’après-midi vous permettra d’être plus concentré tout le reste du temps. C’est LE moment pour aller voir l’actualité de vos réseaux sociaux ou naviguer sur le net et cela vous évitera d’être tenté le reste de la journée. Moins de divagation pour plus d’efficacité personnelle !