Le Guide de la Comptabilité pour Indépendant Suisse

La tendance est à l’entreprenariat, mais devenir indépendant en Suisse soulève pas mal de questions, dont celle de la comptabilité.

Quelles sont les règles de comptabilité en Suisse? Est-ce que ça vaut la peine de faire sa propre comptabilité? Existe-t-il des bons logiciels de comptabilité pour indépendant? 

Dans ce guide de la comptabilité suisse pour les nuls, nous faisons le tour de vos obligations comptables en Suisse et de vos options quant à la tenue de votre comptabilité.

Ensuite, ce sera à vous de juger si vous vous sentez d’attaque pour faire votre propre comptabilité, si vous allez plutôt la confier à un expert, ou si vous allez carrément vous débarrasser de l’ensemble de vos tâches administratives en optant pour la sécurité du portage salarial. 

Au sommaire…

Les règles de la comptabilité en Suisse

Faire sa comptabilité soi-même: avantages et inconvénients

Les options pour externaliser sa comptabilité

Les outils de comptabilité pour indépendant en Suisse

Les règles de comptabilité en Suisse

Vous vous en doutez, les règles de comptabilité en Suisse peuvent paraître complexes, mais il est important de connaître vos obligations pour éviter les redressements fiscaux. Pour vous faciliter la tâche, le cadre bleu ci-dessous reprend les principaux points de ce chapître.

  • La comptabilité d’un indépendant suisse ne devient obligatoire qu’à partir d’un CA annuel de CHF100.000. Une comptabilité simplifiée reste quand même nécessaire pour pouvoir déclarer ses revenus.
  • En tant qu’entreprise individuelle, la comptabilité double n’est obligatoire que pour un CA supérieur à CHF500.000.
  • La comptabilité double est obligatoire pour les Personnes Morales, peu importe le chiffre d’affaires annuel.
  • Vous êtes soumis à la TVA à partir de CHF100.000 de chiffres d’affaires annuel.
  • La révision des comptes n’est pas obligatoire pour les entreprises individuelles.

L’obligation de comptabilité

En Suisse, l’obligation de tenir une comptabilité dépend du chiffre d’affaires réalisé au cours de l’exercice comptable et de la forme juridique de votre activité.

1er cas: raison individuelle + chiffre d’affaires annuel inférieur à CHF100.000

Si vous avez une entreprise en raison individuelle suisse dont le chiffre d’affaires de l’exercice comptable pris en compte est inférieur à CHF100.000, vous n’êtes pas obligé de tenir une comptabilité dite commerciale et vous n’êtes d’ailleurs pas soumis à la TVA (sauf exceptions). Vous devrez tout de même déclarer votre revenu, donc il sera nécessaire de tenir un compte de vos recettes et dépenses. 

2ème cas: raison individuelle + chiffres d’affaires annuel entre CHF100.000 et CHF500.000

Qui dit revenu supérieur à CHF100.000 dit inscription au Registre du Commerce et qui dit Registre du Commerce dit comptabilité obligatoire.

Dans ce cas, vous êtes obligé de tenir une comptabilité commerciale de type simple et vous êtes soumis à la TVA (sauf exonération). Votre comptabilité doit:

  • Comporter les comptes de recettes et dépenses, chronologiquement
  • Inclure l’évolution de votre patrimoine
  • Décompter la TVA (sauf exonération)

3ème cas: Raison individuelle + chiffre d’affaires annuel supérieur à CHF500.000 | Personne Morale

Toutes les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le CA annuel est supérieur à CHF500.000, ainsi que les Personnes Morales (Sárl, SA,…) sont obligées de tenir une comptabilité commerciale de type double. 

La comptabilité double est celle qui comprend les comptes de bilan (actif et passif) et les comptes de résultat (profits et pertes). Sans rentrer dans les détails, la grande différence avec la comptabilité simple est que chaque recette et dépense est enregistrée deux fois lors de la comptabilité double.

La révision des comptes

Nous n’allons pas nous attarder sur la révision des comptes, mais nous tenons à éclaircir quelques points. La révision des comptes annuels est obligatoire pour la majorité des entreprises suisses et consiste à s’assurer que votre comptabilité est correcte et réglementaire. 

Jusqu’en 2007, le “niveau” de révision dépendait de la forme juridique de l’entreprise, mais ça ne faisait pas toujours de sens. Depuis lors, c’est l’importance économique de l’entreprise qui est prise en compte. C’est-à-dire: Le total du bilan, le chiffre d’affaires et le nombre de salariés.

On distingue deux niveaux de révisions: La révision ordinaire et la révision restreinte. Et ces niveaux vont déterminer l’étendue de la révision ainsi que le réviseur chargé du contrôle. 

Cependant, la révision des comptes s’adresse surtout aux plus grosses entreprises. En effet, les entreprises individuelles et les sociétés de personnes ne sont pas obligées de faire appel à un réviseur externe. Comme énoncé plus haut, si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à CHF100.000, vous êtes dispensés de la comptabilité obligatoire, et donc de la révision des comptes. De même, si votre entreprise compte moins de 10 salariés, vous pouvez aussi être dispensé de la révision. 

La comptabilité d’un indépendant Suisse: En solo?

documents de comptabilité

Il y a de nombreux avantages à se mettre à son compte: devenir son propre patron, avoir des horaires plus flexibles, pouvoir choisir ses clients,… 

Être indépendant rime avec liberté et flexibilité. 

Cependant, être indépendant n’est pas de tout repos. Outre les démarches administratives nécessaires à la création de son entreprise, d’autres ombres viennent s’ajouter au tableau, telles que la facturation, la fiscalité, la gestion de contrats et la comptabilité. 

Vous pouvez choisir de tout faire vous-même, mais cela prend du temps. Le tout est de poser le pour et le contre. 

Les avantages

Les avantages de faire sa comptabilité soi-même se trouvent surtout à 2 niveaux: contrôle et coût.

Externaliser sa comptabilité a un coût. Un expert comptable, par exemple, coûte entre CHF30 et CHF100 de l’heure. Ce n’est pas un montant énorme, mais un nouvel indépendant en raison individuelle ne dispose peut-être pas de ce budget. C’est d’ailleurs souvent un budget limité qui va pousser les indépendants à s’occuper eux-mêmes de leur comptabilité.

Ensuite, faire votre propre comptabilité vous pousse à garder un œil rivé sur vos résultats. Vous avez un accès direct et régulier à votre comptabilité et cela vous permet de rester conscient de vos coûts, de votre rentabilité et des écarts par rapport à vos objectifs.

De plus, si vous avez peu de connaissances comptables à la base, tenir votre propre comptabilité vous poussera à vous former et vous permettra non seulement de mieux comprendre votre business, mais aussi de garder un certain contrôle sur vos résultats si vous externalisez votre comptabilité dans le futur. 

Les inconvénients

La saisie comptable prend du temps, surtout si vous ne maîtrisez pas entièrement les concepts de comptabilité. Et le temps que vous passez à tenir votre comptabilité est du temps en moins pour vous consacrer à ce qui compte vraiment: votre métier, vos clients, votre famille ou encore vos hobbys. 

De plus, n’oubliez pas que la comptabilité n’est pas la seule obligation chronophage d’un indépendant. Vous devrez aussi consacrer du temps à diverses démarches administratives, à la facturation de vos clients et à la gestion de vos contrats. 

En vous occupant de votre comptabilité, vous vous exposez aussi à des risques légaux et financiers. Les règles qui s’appliquent à la comptabilité ne sont pas simples, et comme si ça ne suffisait pas, la législation évolue. Si vous voulez éviter les délais, redressements fiscaux et les tapements sur les doigts, il va falloir suivre l’évolution législative et fiscale. En avez-vous le temps et la patience nécessaires?

Ensuite, il ne faut pas oublier qu’en externalisant votre comptabilité, vous faites appel à un professionnel. Il apporte un conseil d’expert extérieur et objectif, 

Externaliser votre comptabilité vous permettra donc surtout d’économiser du temps, voire même de l’argent, mais aussi de ne pas avoir à vous soucier des évolutions législatives et fiscales et d’éviter des redressements fiscaux qui peuvent s’avérer coûteux.

Alors, tenir sa comptabilité d’indépendant ou l’externaliser?

La première question à vous poser est déterminante: Avez-vous le budget pour externaliser votre comptabilité? 

Ensuite, si vous avez le budget, en avez-vous l’utilité? Pour répondre à cette question, il faut considérer vos propres connaissances comptables et la taille de votre entreprise. Si vous êtes suffisamment formé à la comptabilité et/ou que vous exercez votre activité sous le statut de raison individuelle, vous pourrez sans doute tenir votre comptabilité vous-même. Par contre, si vous avez une SARL ou une SA, les règles de comptabilité suisse se compliquent et vous gagnerez peut-être à l’externaliser.   

Finalement, posez-vous la question de la raison pour laquelle vous vous êtes mis à votre compte. Est-ce par envie d’être votre propre patron ou de façon à avoir plus de liberté? Comme expliqué plus haut, si le temps n’est pas un problème, tenir votre comptabilité vous-même vous permettra d’être plus conscient de la partie administrative de votre activité d’indépendant. Mais n’oubliez pas, tenir sa comptabilité, c’est aussi se tenir à jour de l’évolution législative et fiscale en la matière.

Vos options pour externaliser votre comptabilité 

Un expert comptable Suisse

L’expert comptable est le professionnel de la comptabilité de référence. Il est formé de manière pour pouvoir conseiller et tenir la comptabilité d’entreprises de toutes tailles, tout en assurant le respect de la législation Suisse. 

Faire appel à un expert comptable peut s’avérer utile dès la création de son entreprise, car en plus d’assurer la tenue de votre comptabilité, les experts comptables offrent généralement une assistance continue et un service complet incluant l’inscription au Registre du Commerce, un conseil au niveau fiscal, le décompte de la TVA, la gestion des salaires, l’établissement du bilan et des comptes de résultats. etc… 

En réalité, si votre comptabilité est assez simple (dans le cas d’une entreprise individuelle sans salarié par exemple), vous pouvez passer par un “simple” comptable, au lieu d’un expert-comptable, de manière à réduire vos coûts de comptabilité. Mais sachez qu’un expert-comptable a trois grands avantages sur le comptable:

  • Il est souvent beaucoup plus expérimenté et de meilleur conseil.
  • Il est autorisé à certifier les comptes de votre entreprise.
  • Vous êtes couvert en cas de contrôle fiscal dû à une erreur de sa part.

Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons donc de vous adresser à un expert-comptable.
Notez bien que le titre d’expert-comptable n’est pas protégé en Suisse. Si vous avez recours à un expert-comptable indépendant, assurez-vous qu’il soit diplômé (brevet fédéral d’agent fiduciaire/ diplôme fédéral d’expert fiscal/ diplôme fédéral d’expert-comptable reconnu par Expertsuisse).

Une fiduciaire Suisse

Les fiduciaires sont très populaires en Suisse et sont souvent l’option privilégiée par les particuliers et indépendants suisses souhaitant un accompagnement complet, notamment dans la gestion de leur patrimoine. 

Faire appel à une fiduciaire, c’est donc faire appel à une équipe de professionnels non seulement en comptabilité, mais aussi en administration. L’offre varie d’une fiduciaire à l’autre, mais en règle générale, leurs services comprennent la création d’une entreprise, la comptabilité, la fiscalité, la domiciliation, la gestion des RH, mais aussi le conseil. En effet, une société fiduciaire est à même de vous guider pour mieux développer votre activité et assurer votre réussite financière. 

Une fiduciaire Suisse offre donc un accompagnement complet aux entreprises de toutes tailles (et aux particuliers).

Une société de portage salarial Suisse

Bienvenue dans notre monde.

Se mettre à son compte en Suisse, c’est souvent gagner en liberté, mais c’est aussi faire face à une “perte” de sécurité (par rapport aux avantages sociaux d’un salarié). Pour beaucoup, ce manque de sécurité vient contrebalancer les avantages de se mettre à son compte. Si c’est votre cas, le portage salarial offre une solution, non seulement à votre besoin de sécurité, mais aussi à l’externalisation de votre comptabilité.

En réalité, le portage salarial est une solution un peu plus radicale pour externaliser votre comptabilité, étant donné que se faire porter revient à devenir salarié de la boîte de portage salarial Suisse. Vous externalisez donc toutes vos démarches administratives, dont la facturation et la gestion de vos contrats clients. 

Et qu’en est-il de la sécurité?

En tant que salarié porté, vous bénéficiez de la même sécurité que tout autre salarié en Suisse. Et rassurez-vous, vous avez le contrôle total sur le choix de vos clients, ou de vos horaires, tel un indépendant.

Avec le portage salarial, vous bénéficiez donc de la liberté d’un indépendant, de la sécurité d’un employé et vous vous délestez des tâches administratives. 

Finalement, cette solution est idéale pour les nouveaux entrepreneurs, car vous pouvez lancer votre activité sans risque. Vous épargnez les frais de création d’entreprise, vous bénéficiez d’une assurance chômage, d’une assurance perte de gain et vous êtes couverts pour les préjudices causés dans le cadre de vos prestations professionnelles. De plus, contrairement à la raison individuelle qui vous oblige à avoir minimum 3 clients pour obtenir le statut d’indépendant en suisse, le portage salarial ne vous impose pas cette limitation.

Pour tout savoir sur le portage salarial, c’est par ici.

Les outils de comptabilité pour indépendant Suisse

Si vous préférez tenir votre comptabilité vous-même, de nombreux outils existent pour vous aider, en fonction de si vous tenez une comptabilité simplifiée ou commerciale.

Avant tout, assurez-vous d’utiliser un bon logiciel de facturation, de manière à envoyer des factures conformes et pour garder facilement un suivi de facturation. Zoho, par exemple, offre une solution de facturation simple et gratuite pour les indépendants ayant peu de clients. D’ailleurs, certains outils de comptabilité cités ci-dessous offrent également un outil de facturation, si vous préférez mettre tous vos oeufs dans le même panier (ce qui a ses avantages). 

Retournons à la comptabilité.

Dans le cas de la comptabilité simplifiée (pour rappel: uniquement accessible aux entreprises individuelles dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à CHF100.000), pas besoin d’aller chercher loin. Tout ce dont vous aurez besoin pour tenir un compte de vos recettes et dépenses est d’un outil de feuilles de calcul tel qu’Excel, Numbers (Apple) ou Google Sheets. 

Dans le cas de la comptabilité commerciale (simple et double), votre meilleure option est d’utiliser un outil de comptabilité suisse. De nombreux outils existent, nous en avons sélectionné quatre.

Banana Comptabilité+

Banana est un logiciel de comptabilité suisse idéal pour les petites entreprises et associations. 

A première vue, l’outil téléchargeable ressemble à Excel, de par la présentation de vos données sous forme de tableau. Il est donc très simple à prendre en main.

C’est aussi le seul logiciel de comptabilité suisse gratuit dans notre liste, tant que vous vous limitez à tenir une comptabilité simple.

Pour la comptabilité double, l’utilisation de l’outil sur plusieurs appareils et l’accès à des fonctionnalités extra (outil de facturation, comptabilité multidevises, planification financière, gestion TVA,…) il faudra passer aux versions payantes.

Prix: Le logiciel est gratuit pour la comptabilité simple et la version “Professional” est à CHF 5.75 par mois. Cela reste raisonnable, pour un outil de facturation et de comptabilité simple ou double.

EZYcount

EZYcount est une solution de comptabilité suisse en ligne destinée aux indépendants et petites entreprises.

Les maîtres-mots de cet outil sont automatisation et collaboration. En liant votre compte bancaire professionnel à EZYcount, l’outil reporte automatiquement vos transactions bancaires, vous épargnant ainsi de devoir les entrer manuellement. 

Grâce à la fonctionnalité de “droit d’accès”, permettant de donner accès (restreint et personnalisable) à un tiers à votre compte, c’est aussi l’outil idéal si vous souhaitez vous occuper de votre comptabilité tout au long de l’année, mais que vous collaborez avec une fiduciaire pour l’établissement de vos comptes annuels, par exemple. 

Prix: EZYcount offre un prix unique de CHF15.50 par mois pour la version complète de son outil de comptabilité. (Pour info, ils offrent aussi un outil de facturation à CHF7.75 par mois).

WeCount

WeCount est une solution de comptabilité en ligne suisse quelque peu différente. En réalité, c’est plutôt un service de comptabilité et ça en revient presque à externaliser votre comptabilité.

Le concept est simple: Grâce à leur application YouScan, vous n’avez qu’à scanner vos factures client, fournisseur, ou tickets de caisse pour ensuite la transférer sur votre compte WeCount. En utilisant un système d’Intelligence Artificielle, WeCount effectue ensuite votre comptabilité en temps réel et vos états financiers (bilan comptable et compte de résultat) vous sont envoyés en fin d’année. Le tout sous la supervision d’experts financiers et selon le respect des les standards suisses. 

Prix: L’offre étant plus proche d’un service de comptabilité externe (vous n’avez pratiquement rien à faire au niveau de votre comptabilité), les prix sont aussi plus élevés et sont de CHF29/mois pour l’offre Basique, CHF59/mois pour l’offre Premium et CHF159/mois pour l’offre VIP.

Bexio

Si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion en ligne tout-en-un pour votre PME, Bexio est votre meilleure option. Gestion de vos contacts, facturation, comptabilité, gestion des salaires, gestion des commandes, saisie de temps… Vous l’aurez compris, l’outil est très complet. 

L’avantage principal d’un outil tout-en-un est que toutes vos données sont liées. Par exemple, vos factures (gérées via la fonctionnalité de facturation) sont automatiquement transférées vers la fonctionnalité de comptabilité. 

L’outil offre aussi de lier votre banque, ce qui permet notamment de synchroniser vos transactions bancaires professionnelles aux différentes fonctionnalités de Bexio, pour une automatisation du rapprochement bancaire, ou la saisie d’ordres de paiement directement sur Bexio, par exemple. 

Prix: Bexio offre trois forfaits assez abordables étant donné l’étendue des fonctionnalités: Le forfait Starter à CHF29/mois, le forfait Pro à CHF59/mois et le forfait Pro+ à CHF99/mois.

Le mot de la fin

Vous connaissez maintenant vos obligations de comptabilité d’indépendant suisse et vos options pour la tenir.

En tant qu’indépendant, si vous avez le temps, la patience et les connaissances nécessaires, vous pouvez sans doute tenir votre comptabilité vous-même. 

Par contre, si la comptabilité est trop chronophage et complexe à votre goût, considérez peut-être de la confier à un expert. 

Enfin, si, comme de nombreux nouveaux indépendants, les démarches administratives, la comptabilité et le manque de sécurité liés au statut d’indépendant vous rebutent, vous pouvez faire d’une pierre trois coups en vous tournant vers le portage salarial.

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