Nos conseils et vos obligations pour rédiger un devis freelance

Vous êtes freelance en Suisse, en portage salarial ou sous un statut indépendant, et vous vous interrogez sur le devis freelance – vos obligations, les mentions légales, son importance ?

Notre article reprend l’ensemble de ces points et nous vous donnons quelques conseils pour mieux rédiger un devis.

Pourquoi rédiger un devis en tant que freelance ?

S’il n’est pas obligatoire en Suisse, le devis a valeur de contrat. Il a ainsi une valeur d’engagement et de protection, pour l’acheteur, appelé le “maître d’ouvrage” dans les textes, comme pour le vendeur, vous. 

Le rôle du devis freelance

En tant que vendeur, le devis sert à vous engager sur le prix que vous proposez pour une prestation donnée (soit un nombre d’heures / de journées, soit un forfait spécifique avec une liste de tâches précisées). Il est entendu qu’un devis ne peut être différent de plus de 10% de la facture finale pour une même prestation. Ainsi, votre acheteur est protégé quant au coût de la prestation.

En tant qu’acheteur, le devis signé a vocation à être une preuve d’engagement quant à l’acceptation du coût de la prestation et au paiement de la prestation finale. Une fois un devis signé et daté par l’acheteur, ce dernier s’engage à payer la prestation aux dates convenues sur le devis (cf. partie sur les mentions légales).

Pourquoi faire un devis ?

En Suisse, il n’y a pas d’obligation de faire un devis. 

Si acheteur et vendeur ne conviennent pas d’un prix fixe ou d’un forfait via ce document, le prix de l’ouvrage est calculé selon le travail effectué. En cas de désaccord sur le prix, la loi permet au maître d’ouvrage de se départir du contrat ou de demander une réduction convenable. 

Le devis signé entre les deux parties joue donc un rôle essentiel dans la relation commerciale. 

Il est aussi très important pour déterminer le prix final de la prestation : un dépassement modéré du devis est toléré mais il est admis qu’il ne devrait pas y avoir plus de 10% de différence entre le devis et la facture finale – sauf indication contraire dans le contrat et à moins bien sûr que cela ne résulte du comportement, des omissions ou des demandes complémentaires du client. 

De la même manière qu’en l’absence de devis, si la différence est trop excessive entre devis et facture, la loi autorise le client à se départir du contrat ou de demander une réduction convenable.

Quelle est la différence entre devis, contrat et bon de commande ?

Le bon de commande est un document qui, comme le devis, intervient en amont de la relation commerciale. Il est davantage utilisé dans le cadre de la vente de biens, marchandises ou produits, ou encore pour la vente de matières premières. 

Le devis, quant à lui, est plutôt utilisé dans le cas d’une vente de prestation de services.

Le contrat de prestation de services a un rôle différent des précédents documents. En effet, il établit les limites dans lesquelles se déroulent la prestation et les devoirs et droits de chacune des parties. Il rythme l’ensemble de la relation commerciale.

Les mentions légales du devis prestation de service

Comment faire un devis ?

Le devis n’étant pas obligatoire en Suisse, il n’y a pas de mentions légales obligatoires à apposer. Voici cependant nos recommandations au moment d’émettre un devis :

Numéro d’identification
Date d’émissionA quelle date le devis a-t-il été remis au client
Données émetteur du devisNom, raison sociale, numéro d’identification des entreprises (IDE) coordonnées et numéro de TVA intracommunautaire (uniquement en cas de vente hors de Suisse) de l’émetteur du devis
Données Maître d’ouvrageNom, raison sociale, numéro d’identification des entreprises (IDE) coordonnées et numéro de TVA intracommunautaire (uniquement en cas de vente hors de Suisse) du maître d’ouvrage
Durée de validité d’un devis signéVotre devis, à ce montant, est-il valable un mois, deux mois, six mois ? Cette donnée empêche un prospect d’attendre de vous un certain prix alors même qu’il n’est revenu vers vous qu’après un temps certain
Produit venduDésignation du produit vendu ou du service, quantité et prix
Durée de la missionDébut et fin de la mission, voire les dates de réalisation de la mission quand elles sont connues en avance
Montant de la commandeMontant total de la commande, HT et TTC (avec TVA)
Conditions de règlement du devis et délais de paiementEst-ce un devis avec acompte ? Un devis à payer dans sa totalité pour acceptation ?
Devis sous réserveN’oubliez pas de mentionner les limites qui peuvent causer des délais supplémentaires et/ou des coûts supplémentaires. Cela vous permettra de justifier plus aisément ces éléments à votre client.

Modèle de devis freelance suisse

Retrouvez ci-contre un exemple de devis freelance. Vous pouvez le télécharger au format .docx. C’est un devis vierge qui vous permettra d’avoir une idée de la mise en page d’un devis et de créer un devis en ligne.

Nos conseils pour rédiger un devis freelance

Vous savez désormais quels éléments utiliser pour faire un devis freelance. Nous avons encore quelques conseils pour vous !

Un bon premier rendez-vous fait un bon devis

Le devis est une chose – comprendre les envies de votre client en est une autre ! 

  • Prenez le temps d’écouter les envies et les besoins de votre prospect avant toute chose. 
  • Expliquez ensuite à votre client ce que vous pouvez faire pour lui et vos services.
  • Ne donnez pas forcément de tarif directement à votre client, prenez le temps d’y réfléchir.
  • Enfin, n’hésitez pas à fixer un rendez-vous avec votre client dès votre premier rendez-vous pour discuter de votre devis. 

Etablir un bon devis

S’il existe une certaine flexibilité du devis et que vous pouvez vous permettre une augmentation entre devis et facture, il est nécessaire de rester dans une certaine limite. 

Cela pose la question de comment établir un devis ? Comment réussir à faire une bonne proposition, au bon prix et qui répond aux besoins du client ? 

Ces questions recoupent plusieurs éléments : la connaissance de votre temps de travail, la connaissance de votre taux horaire, la gestion de vos clients (savoir encadrer un client qui demande toujours plus par exemple…)… 

Quelques règles pour établir un devis : 

  • Pensez up-selling : préférez proposer des prestations plus chères que pas assez ;
  • Limitez le cross-selling : évoquez les différentes prestations que vous proposez à votre client lors de votre premier rendez-vous mais ne chargez pas inutilement le devis de possibilités. Il risque d’être finalement très cher et de faire peur à votre client qui n’envisagera peut-être pas qu’il peut supprimer des éléments ;
  • Ne pas faire de rabais pour faire un rabais : si vous devez négocier votre devis à la baisse, supprimez toujours une mission en contrepartie !

Ajouter les CGV sur votre devis

Il n’est pas nécessaire de mettre vos conditions générales de vente (ou votre contrat de prestation de service) dans votre devis.

Pour autant, si vous vendez régulièrement les mêmes prestations et qu’elles nécessitent les mêmes conditions générales, vous pouvez totalement les ajouter automatiquement à votre devis pour qu’elles puissent être signées et acceptées en même temps que votre devis.  

Attention aux délais !

Évitez de laisser un trop grand délai entre le rendez-vous de briefing et l’envoi de votre devis.

Tous les secteurs d’activité sont différents, c’est évident – et il vous faudra parfois plus de temps pour boucler un devis – mais d’une façon générale, il est important de répondre assez rapidement (2-3 jours ouvrés environ). Le but est simple : garder le client sous l’impact positif de votre échange.

Penser design !

Si un devis a d’abord une dimension professionnelle et technique, la présentation d’un devis compte aussi.

Il n’est pas inutile de lui donner une petite touche de design pour le rendre plus agréable et plus lisible ! Sans aller très loin, un logo, vos couleurs et vos typos seront de bon ton.

Penser le mail d’accompagnement

Il n’y a pas que le devis qui est important. Le mail ou la lettre d’accompagnement du devis, qui permettent d’envoyer le devis, sont essentiels aussi !

Le mieux, c’est une missive brève et personnalisée qui ouvre à la discussion et aux questions. Petit plus : proposer un rendez-vous quelques jours après pour discuter du devis et des points bloquants.

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