3 étapes pour faire face à une facture impayée

Comme nous l’expliquons dans un autre article, il existe certaines techniques pour éviter les mauvais payeurs.

Assurez-vous de les connaître!

Mais même en suivant ces techniques, les situations de factures impayées ou du moins, en retard de paiement, peuvent se présenter… et il vous sera toujours utile de savoir comment y faire face!

« Ce client était pourtant très sympathique au téléphone… » Seulement au moment de payer votre facture, il fait la sourde oreille…

Il arrive aussi que le client soit tout simplement mal organisé, mettant souvent en péril comptabilité et fin de mois du freelance.

Rassurez-vous, tant qu’il y a contrat ou facture… tout va pour le mieux! Ces document légaux vous protègent en cas de retard de paiement ou d’impayé.

Et voici 3 solutions, que vous pouvez suivre telles ques des étapes pour vous assurez de récupérer votre argent.

Etape 1: Dissuader les retards de paiement avec les pénalités de retard

Faire face à un impayé commence par une procédure préventive: les pénalités de retard.

Tout d’abord, sachez que les pénalités de retard sont conformes aux lois en vigueur. Si vous avez envoyé une facture avec un délai de paiement, vous devez aussi y indiquer les pénalités en cas de retard de paiement. 

En général, vous pouvez réclamer des pénalités après une première relance infructueuse. Sachez cependant que cette action entachera certainement vos relations avec le client retardataire. À vous de jauger l’urgence de la situation en vous basant sur votre bon jugement et votre intuition. 

Il est d’usage de calculer les pénalités de retard de la sorte : 

Montant de la facture x taux d’intérêt x nombre de jours écoulés depuis la date de la facture/365 + 40 euros. Vous êtes libre de fixer les taux d’intérêt applicables, dans la limite du raisonnable. 

Plus le taux sera élevé plus vous êtes sûr que vos clients vous paieront à temps. 

Etape 2: Que faire quand un client ne paie pas une facture ? Relancer et garder patience

Les retards de paiement désorganisent votre comptabilité mais peuvent aussi vous mettre dans un inconfort financier.

Cependant, les défauts de paiement peuvent arriver : mauvaise organisation de l’entreprise cliente ; comptable parti en vacances, simple oubli de la part du client… 

Patience et relance 

Restez patient et relancez le client régulièrement, à hauteur d’une ou deux fois par semaine pour commencer. Si vous envoyez un mail tous les deux jours, vous risquez de passer pour un harceleur. D’un autre côté, un simple email une fois par mois sera parfait pour vous faire oublier et passer à la trappe. 

L’honnêteté paye toujours

Anecdote de l’auteur : « Une cliente avec qui je travaillais depuis plusieurs années et avec laquelle nous avions une relation de confiance tardait à me payer. Après plusieurs relances infructueuses, je lui ai écrit un mail lui expliquant honnêtement que son retard de paiement me mettait dans une grande difficulté financière et que je comptais sur sa compréhension pour me régler au plus vite. En deux jours, le virement était envoyé.« 

Les mails automatiques : une solution pour relancer le paiement d’une facture

De nombreux logiciels de comptabilité offrent l’option d’envoyer automatiquement un petit mail de relance aux clients qui n’auraient pas régler une facture.

Ainsi, vous gagnez du temps, vous ne passez pas pour un quémandeur et le client est au courant de son dû. 

Etape 3: La dernière solution : le recouvrement

La procédure de recouvrement est à utiliser en dernier lieu, car elle peut impliquer des procédures judiciaires…

Les procédure de recouvrement peuvent être fastidieuses, mais de nombreuses solutions de recouvrement existent.

La start-up Ruby Payeur, par exemple, propose une solution rapide et intéressante pour les freelances et entreprises de petite taille. D’ailleurs, ils listent aussi les clients mauvais payeurs, ou jamais à l’heure.

La procédure de recouvrement s’effectue généralement en 2 étapes:

  1. Le recouvrement à l’amiable
  2. Le recouvrement judiciaire, si la solution à l’amiable est un échec

Le recouvrement à l’amiable

Vos appels, vos sms et vos mails restent sans réponses? Vous pouvez alors faire appel à un spécialiste du recouvrement.

Lors de la phase de recouvrement à l’amiable, il s’occupera d’envoyer une lettre officielle de relance au client mauvais payeur.

Si cette phase se révèle infructueuse, il pourra envoyer une lettre de mise en demeure à votre client.

Le recouvrement à l’amiable est une phase généralement peu onéreuse et une première mise en garde sérieuse pour le client qui devrait vous payer incessamment sous peu.

Derniers recours : le recouvrement judiciaire

La lettre de mise en demeure n’a eu aucun effet … le recouvrement judiciaire devient inévitable.

L’injonction de payer pourra être ordonné par un juge et remise au client par l’entreprise de recouvrement. 

Le recouvrement judiciaire coûte généralement assez cher, il est donc à utiliser en dernier recours.

Assurez-vous d’avoir établi une facture et un contrat détaillant les conditions et les services : qualité, délai, tarif, retard de paiement … Sans ces documents, vous ne pourrez malheureusement rien faire de plus que blacklister le client et prendre vos précautions pour les prochaines missions.

Les mauvais payeurs, comment s’en protéger…

Aaah, ces mauvais payeurs, ces clients à qui on ne souhaite jamais avoir affaire ! Vous n’en avez pas encore rencontré dans votre parcours ? Tant mieux pour vous.

On parle ici du client qui refuse de payer une fois le travail livré… celui qui brade le prix de votre prestation tout en étant toujours plus exigeant… ou encore celui qui ne répond plus à vos emails une fois la livraison du travail.

Des mauvais payeurs, il y en a partout et dans tous les domaines.

Comment les identifier ?

Et surtout, comment s’en protéger?

Pas de panique, MITC vous donne la marche à suivre pour vous protéger des mauvais payeurs et éviter tout défaut de paiement. 

La chasse au mauvais payeur: mener l’enquête

Consultez la liste noir des mauvais payeurs

Parce qu’il y en a marre des mauvais payeurs… de nombreux auto entrepreneurs ont décidé de les dénoncer sur internet.

Il existe plusieurs listes noires des mauvais payeurs, comme celle-ci. Pensez à les consulter si vous avez un doute sur un nouveau client.

Et si ce dernier a trop de mauvais commentaires, fuyez !

De même, si vous avez affaire à un client malhonnête, n’hésitez pas à le partager pour mettre en garde les autres freelances. 

Les autres freelances : vos alliés contre le client qui ne paye pas

De nombreux groupes Facebook, forums spécialisés et chaînes Slack rassemblent des auto entrepreneurs qui s’entraident et se partagent les bons filons.

Un doute sur un client ? Questionnez les autres freelances. Il se peut que l’un d’entre eux ait déjà eu une bonne – ou une mauvaise – expérience avec ce dernier.

Si plusieurs personnes vous rapportent une expérience négative… vous savez ce qui vous reste à faire. 

Pensez à vérifier la solvabilité de l’entreprise

Pour vérifier la solvabilité de l’entreprise pour laquelle vous allez travailler, rendez-vous par exemple sur RCS en France ou Zefix en Suisse, le registre du commerce et des sociétés.

Si l’entreprise est introuvable ou encore qu’elle est en redressement judiciaire, il se peut qu’elle soit en difficulté pour vous payer.

À bon entendeur…

Le contrat de travail : une valeur juridique en cas d’impayé 

Le contrat de travail est une trace écrite à valeur juridique que vous pourrez utiliser pour justifier de votre travail.

N’oubliez pas d’y détailler les clauses et les responsabilités, engageant aussi bien le client que vous-même.

Exemple : si vous êtes graphiste, inscrivez sur le contrat le nombre de modèles que vous livrerez, ainsi que le nombre de retouches comprises dans la prestation. Cela vous permettra d’être au clair avec le client et d’éviter les quiproquos et les malentendus au moment de la livraison du travail et du paiement !

Attention : un devis ne fait pas office de contrat et n’a malheureusement aucune valeur juridique.

signature-contrat

Évitez les factures impayées, demandez un acompte 

Un acompte : une assurance pour commencer à travailler

En général, c’est 30% de la somme finale qui est versée pour acompte.

Si le client accepte de vous verser un acompte, vous êtes face à une personne honnête qui ne rechignera certainement pas pour vous payer une fois le travail effectué.

Un client refuse de vous verser un acompte, ou chipote un peu trop sur le montant ?

Attention, celui-ci risque de vous faire des histoires sur le paiement final.

Assurance impayé :  faites vous payer avant la mission ! 

Pour être sur d’éviter un impayé, vous pouvez essayer de vous faire régler avant de commencer la mission.

Ce n’est pas vraiment d’usage puisque l’entreprise ne vous connaît pas, ni vous ni vos services, et n’est pas à l’abri d’un prestataire “mauvais travailleur”.   

Certains clients n’accepteront pas de travailler de cette manière. Le cas échéant, cela ne veut pas dire que vous êtes face à un mauvais payeur.

Tournez-vous alors vers les autres solutions proposées dans cet article.

Avez-vous pensé au portage salariale ? 

Avec le portage salarial, plus de problèmes de retarde de payement, ni de défaut de paiement ! 

Véritable tiers entre le freelance et le client, la société de portage salariale s’assure du paiement des prestations.

En cas de problème, elle se charge de communiquer avec le client et de trouver un consensus.

Le portage salarial, c’est une sécurité en plus…