Nouvel entrepreneur? 7 outils digitaux dont vous ne pourrez pas vous passer

On ne naît pas entrepreneur, on le devient.

Pour réussir dans votre activité, il vous faudra une bonne dose de persévérance, quelques kilos de patience, un brin de ténacité… mais aussi une organisation de fer, un service de gestion client irréprochable et une bonne communication interne et externe…

Rien que ça ! 

Heureusement, de nombreux logiciels pour entrepreneur sont disponibles sur internet pour vous accompagner sur la route du succès.

Et bien souvent, il existe une solution gratuite! 

Découvrez les 7 outils du consultant gratuits (sauf un) et indispensables à votre nouvelle activité d’entrepreneur. 

Hubspot: le logiciel de gestion de client pour entrepreneur

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La gestion de la clientèle est la base de votre activité, quelle qu’elle soit.

Sans client, pas de business.

Voilà pourquoi il est important de prendre soin de votre clientèle et d’investir du temps et de l’énergie dans la gestion et la relation client. 

Hubspot est l’outil freelance idéal pour la gestion de votre clientèle.

Le site est ergonomique et facile à utiliser. Vous pouvez y créer une fiche récapitulative pour chaque client. Ainsi, vous ne perdez jamais le fil et votre suivi est clair, régulier et irréprochable.

Hubspot est le meilleur logiciel pour ce qui est de la gestion et du suivi “follow-up” client. Il existe également une version premium, bien que la version gratuite soit suffisamment complète pour une utilisation optimale.

Trello: logiciel gratuit pour auto entrepreneur organisé

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Pas toujours facile d’être organisé, surtout quand on se lance et qu’on a mille choses à penser.

Heureusement, il existe des outils de communication et organisation pour vous aider à vous y retrouver et à rester organisé. 

La méthode Kanban, ça vous parle? Trello en est certainement l’app de référence!

Trello est une application gratuite qui met à votre disposition un tableau de bord interactif, afin d’organiser vos tâches comme vous le souhaitez.

Son interface simple et visuelle permet une vision claire de vos activités, divisées en colonnes. Vous pourrez par exemple avoir une colonne « Tâches à réaliser », une autre « Tâches en cours » et une dernière « Tâches terminées ».

L’application peut évidemment être utilisée à plusieurs, ce qui facilite le travail d’équipe.

Google Suite: un pack 7 en 1 pour plus de stockage et de partage

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Google Suite correspond à un “groupe” d’applications appartenant à Google.

Ces applications ont un seul et même objectif : rendre votre activité professionnelle plus facile.

Google Suite inclut la célèbre boîte de messagerie Gmail ; Google Hangouts et Google Agenda mais aussi Google drive, un service cloud qui vous permet de stocker tous types de documents et de fichiers lourds.

La suite de Google dispose également de son propre “pack office” avec Google Docs, Google sheets et Google forms. En plus d’offrir une solution coopérative ce pack a l’avantage d’être accessible depuis n’importe quel appareil ayant une connexion internet.

Mais surtout, G Suite va vous permettre de créer une adresse Gmail personnalisée, au format @votreentreprise. Ce qui est bien plus professionnel qu’une adresse @gmail.com classique.

Evernote: souvenez-vous de tout avec ce pense-bête digital

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Fini les bribes de notes éparpillées au bas des pages de votre agenda, en mode brouillon de votre téléphone ou encore sur des posts its jaunes qui disparaissent.

Avec Evernote, toutes vos notes sont centralisées sur un seul et même logiciel.

Que ce soit vos notes prises à l’issue d’une réunion, des projets, une liste de tâche, des idées, des citations, ou encore des articles de page web…

Evernote garde tout, ne vous quitte jamais et est accessible hors ligne 

Slack: le Whatsapp des professionnels

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La communication, c’est un peu la base pour travailler à plusieurs sur le même projet.

Mais il n’est pas toujours nécessaire (ou possible) d’avoir une conversation en face à face et souvent, les emails ne sont pas vraiment pratiques…

Slack est un incontournable dans la catégorie outils de communication! C’est l’outil qu’il vous faut pour communiquer rapidement et efficacement.

En effet, ce “Whatsapp professionnel” permet de discuter avec différentes personnes en même temps et d’échanger des fichiers, que ce soit en privé ou en groupe.

L’historique reste visible plusieurs jours, si bien que vous pouvez avoir accès en différé aux conversations qui ont eu lieu.

Toggl: le temps, c’est de l’argent

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Cela vous arrive d’éteindre votre ordinateur le soir et de vous demander ce que vous (ou vos employés) avez fait de votre journée?

Non seulement, ça vous fait douter de votre productivité, mais si vous facturez vos clients à l’heure, ça devient compliqué d’être précis.

Un outil de suivi des heures tel que Toggl est un must have pour tout consultant/freelance facturant à l’heure ou pour tout travailleur soucieux de sa productivité. 

Toggl est extrêmement simple à utiliser et permet soit d’enregistrer votre temps passé sur un projet en direct, à la manière d’un chrono, soit d’entrer ce temps manuellement, lorsque vous en avez terminé.

Un tableau de bord vous permettra aussi de connaître la répartition du travail effectué sur une période donnée, ce qui facilitera notamment la facturation en fin de mois, par exemple. 

LastPass: Protégez vos données (et celles de vos clients)

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Avec la croissance des outils en ligne, vous êtes amenés à vous souvenir de nombreux identifiants et mots de passe (en admettant que vous ne faîtes pas l’erreur d’utiliser le même mot de passe). 

Vous pouvez bien-sûr enregistrer ces données sur votre navigateur Internet et utiliser le remplissage automatique, mais en cas de perte ou partage de votre appareil, vos identifiants ne seront pas protégés.

Voyez LastPass comme votre coffre-fort à identifiants.

Installez cette extension sur votre navigateur, et enregistrez-y tous vos identifiants. Vous n’aurez dès lors qu’un seul mot de passe à retenir: celui de votre compte LastPass.

Une fois connecté, ce gestionnaire de mots de passe fonctionne de la même manière que le remplissage automatique de votre navigateur. 

Quid de la comptabilité et de la facturation?

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité et facturation pour freelances et entrepreneurs, tels que Zoho, Workday, Silex ou Labako.

Mais en tant que société de portage salarial, nous nous occupons de votre comptabilité et facturation. Pour cette raison, nous avons préféré nous focaliser sur d’autres outils de communication et organisation qui vous seront indispensables au quotidien. 

A vous de jouer!

Ouvrir une entreprise en Suisse: quel statut juridique choisir pour votre activité?

Quand on souhaite ouvrir une entreprise en Suisse, se demander quelle forme juridique suisse choisir est une étape obligatoire… et qui pourrait en décourager plus d’un.

Chaque type de société suisse possède ses propres caractéristiques.

Dans cet article, nous n’allons pas simplement vous décrire les spécificités de chaque forme juridique suisse.

Mais nous allons également vous conseiller le bon statut juridique en fonction de la typologie de votre activité. 

Pour se lancer en solo: vous avez le choix

Pour se mettre à son compte en Suisse mais rester seul au sein de ses activités, vous avez deux options:

La raison individuelle

Si vous êtes prêt à assumer le risque économique de votre petite ou moyenne structure, la forme juridique évidente pour créer votre entrerpise est la raison individuelle Suisse.

Pour obtenir ce statut, vous devez avoir déjà entamé votre activité et le coût de création est situé entre CHF 0-1200 en fonction de si vous vous faîtes conseiller sur les modalités de création et de si vous devez inscrire votre entreprise indviduelle au registre du commerce.

En effet, à partir de CHF 100 000, elle nécessite l’inscription au registre du commerce, ainsi qu’à une caisse de compensation.

L’entreprise n’a pas de personnalité propre et se confond avec celle de l’entreprise. En cas de dettes, la fortune personnelle de l’entrepreneur sera engagée.

Le portage salarial

Il existe cependant une alternative encore plus simple et surtout plus sécurisée pour devenir indépendant en Suisse: le portage salarial.

En effet, tout en restant totalement indépendant sur l’ensemble des décisions à prendre, vous bénéficiez de la sécurité d’un contrat de travail et de tous ses avantages (cotisations, bulletin de salaire, etc.).

Aussi, il offre l’extrême confort de vous permettre de confier toutes les démarches administratives à la société de portage que vous choisirez.

Le portage salarial ne vous permet cependant pas d’engager un employé si le besoin apparaît.

Dans un article précédent, nous vous expliquions plus en détails, les différences entre l’entreprise individuelle en Suisse et le portage salarial.

Pour s’associer en toute simplicité : la Société en Nom Collectif

Si vous êtes plusieurs à vouloir vous associer pour créer une entreprise en Suisse, la société en nom collectif offre l’avantage d’être assez simple à fonder et de n’exiger aucun capital minimum.

Il suffit d’être 2 personnes physiques, et de vous entendre sur toutes les répartitions : rôles, bénéfices, etc. 

Les associés, considérés commes des indépendants, sont alors engagés personnellement ET solidairement d’assumer les risques économiques de la société.

L’entente entre les associés est donc primordiale pour la création d’entreprise en tant que Société en Nom Collectif!

Le coût de création de statut est de CHF 1500-4000.

Pour les entreprises aux gros capitaux : la Société Anonyme

Comme son nom l’indique, cette société permet de créer une entreprise en Suisse et à ses différents associés, et investisseurs de conserver l’anonymat.

La société anonyme suisse est idéale pour les capitaux importants et sa constitution est possible à partir de CHF 100 000 minimum.

Ici, la personnalité morale de la société est distincte de celle de l’entrepreneur, qui peut donc être seul pour sa création.

Si plusieurs associés existent pour cette création d’entreprise, la part minimale d’un associé est de CHF 0,01.

Le coût de cette option pour créer son entreprise en Suisse avec la Société Anonyme est de CHF 3 500-7 000 et 20% du capital social doit être libéré à la création (minimum 50 000 CHF).

Un juste-milieu pour les petites et moyennes entreprises : la Société à Responsabilité Limitée

La Sàrl Suisse, société à responsabilité limitée, est une raison sociale suisse qui permet à chaque associé d’assumer une responsabilité à la hauteur de son apport.

Les avantages offerts par ce statut sont similaires à ceux de la SA, mais la grande différence est que pour un Sàrl, le capital minimum est réduit à CHF 20 000.

Créer une Sàrl est donc une option plus accessible que celle de la SA lorsqu’on a des capitaux limités. De plus, une Sàrl pourra facilement être convertie en SA lorsque vos capitaux le permettent.

Aussi, chaque associé se doit de posséder une part minimum de CHF 100.

Créer une Sàrl en Suisse coûte entre CHF 1 750 et 4 500.

Tableau Comparatif des formes juridiques suisse

Pour finir, vous l’avez bien compris, chaque typologie d’activités possède sa solution idéale pour créer une entreprise en Suisse. Vous avez tout pour faire le bon choix !